Mi querido amigo y amiga de la calidad, llegamos al tercer artículo de esta serie inspirada en el libro El arte de reunirse de Priya Parker.
En los artículos anteriores hablamos sobre la importancia de tener un propósito claro para nuestras reuniones y sobre el error de invitar a más personas de las que realmente necesitamos. Hoy quiero hablarte de algo que descubrí después de facilitar muchas reuniones, algunas buenas y otras no tanto.
No todas las conversaciones producen resultados, y aunque esto parece obvio, muchas veces entramos a una reunión con la sensación de que fue agradable, que todos participaron y que hubo intercambio de ideas, pero cuando termina, nadie sabe exactamente qué hacer después.
Recuerdo una sesión de refinamiento en la que participaban varias personas del equipo. La conversación fue bastante dinámica, aparecieron preguntas interesantes, se discutieron escenarios y todos parecían satisfechos con el resultado.
Sin embargo, al día siguiente empezaron a aparecer mensajes en el chat.
“¿Entonces qué fue lo que decidimos?”, “¿Cuál era el alcance final?”, “¿Quién iba a encargarse de esto?”, entonces, fue allí cuando entendí algo importante, porque habíamos tenido una conversación muy interesante, pero no habíamos tenido una reunión efectiva.
Uno de los conceptos que más me llamó la atención del libro es que muchas personas diseñan reuniones pensando en las actividades que van a realizar y no en el resultado que quieren conseguir.
Por ejemplo, es común escuchar cosas como:
- revisar requerimientos
- hablar sobre riesgos
- discutir opciones
- analizar alternativas
Pero esas son actividades, y la pregunta realmente importante es: ¿Qué debe haber cambiado cuando termine esta reunión?. Porque una reunión efectiva no se mide por la cantidad de temas discutidos, sino por las decisiones que permite tomar.
Ingeniería inversa para reuniones
Una de las recomendaciones que más me gustó del libro es diseñar las reuniones al revés. En lugar de preguntarte qué temas quieres discutir, pregúntate primero qué resultado quieres obtener, y aunque parece un cambio pequeño, pero transforma completamente la forma de preparar una sesión.
Por ejemplo, en lugar de pensar: “Vamos a reunirnos para hablar sobre la nueva funcionalidad.”, podrías plantearlo así: “Vamos a reunirnos para decidir qué riesgos vamos a priorizar antes de comenzar el desarrollo.”, de esta forma la reunión tiene una dirección y un destino, eso ayuda a que todos entiendan por qué están allí.
Como profesionales de calidad, muchas veces participamos en reuniones donde se habla mucho y se decide poco. Tanto en refinamientos, sesiones de planificación, retrospectivas. El problema es que cuando las decisiones no quedan claras, los riesgos tampoco. Como resultado, el equipo comienza a asumir cosas diferentes, aparecen malentendidos, retrabajo y defectos que pudieron haberse evitado.
Por eso me gusta hacer una pregunta bastante sencilla durante algunas reuniones: ¿Qué decisión estamos intentando tomar hoy?. Y aunque puede parecer una pregunta simple, pero te sorprendería la cantidad de veces que nadie tiene una respuesta clara.
Las mejores preguntas generan mejores reuniones
Otra idea que me gustó mucho de Priya Parker es la importancia de las preguntas.
Muchas reuniones comienzan con preguntas demasiado amplias:
- ¿Qué opinan?
- ¿Cómo vamos?
- ¿Alguien tiene comentarios?
Y aunque parecen preguntas útiles, suelen producir respuestas igual de amplias.
En cambio, cuando las preguntas son específicas, las conversaciones también lo son.
Por ejemplo:
- ¿Cuál es el principal riesgo que vemos en esta historia?
- ¿Qué escenario podría afectar más al usuario?
- ¿Qué dependencia debemos resolver antes de comenzar?
Estas preguntas ayudan al equipo a enfocarse, lo que impacta en que las decisiones llegan más rápido.
El enemigo silencioso: la multitarea
Hay otro problema que aparece constantemente en reuniones remotas. Las personas están presentes, pero no realmente. Los participantes tienen abierto el correo, responden mensajes, están revisando otra tarea.
Y aunque todos hemos caído en esto alguna vez, la realidad es que una reunión pierde valor cuando las personas no están completamente involucradas. Si una conversación es suficientemente importante para reunir varias personas durante una hora, entonces merece toda nuestra atención. De lo contrario, probablemente ni siquiera debería ser una reunión.
Quiero dejarte un ejercicio que puedes utilizar desde mañana, antes de convocar cualquier reunión, responde estas cinco preguntas:
Checklist de reuniones para QA
Si puedes responder estas cinco preguntas, ya tienes gran parte del trabajo hecho.
1. ¿Qué decisión queremos tomar?
Si no existe una decisión, tal vez no necesitas una reunión.
2. ¿Qué debe haber cambiado al finalizar?
Define el resultado esperado.
3. ¿Quién es indispensable para lograr ese resultado?
Invita únicamente a esas personas.
4. ¿Qué pregunta queremos responder?
Toda buena reunión gira alrededor de una pregunta importante.
5. ¿Cómo sabremos que la reunión fue exitosa?
Define el criterio antes de comenzar.
Después de leer este libro y de observar muchas dinámicas de equipo durante los últimos años, he llegado a una conclusión bastante simple: Las reuniones no deberían existir para llenar espacios en el calendario, sino deberían existir para ayudar a las personas a avanzar, y con esto me refiero a tomar decisiones, resolver incertidumbre, reducir riesgos y generar claridad.
Como QAs, una parte importante de nuestro trabajo consiste precisamente en ayudar a que esas conversaciones ocurran, porque la calidad no aparece al final del desarrollo, sino comienza cuando las personas correctas tienen las conversaciones correctas.
Este artículo está inspirado en ideas del libro El arte de reunirse de Priya Parker, una lectura que sigo recomendando para cualquier persona que trabaje con equipos.
Y ahora quiero conocer tu experiencia. ¿Cuál ha sido la reunión más útil en la que has participado y qué la hizo diferente de las demás? Te leo en los comentarios.
