Mi querido amigo y amiga de la calidad, hace algunas semanas estuvimos hablando sobre la importancia de tener un propósito claro para nuestras reuniones. Te comentaba que una reunión no existe para hablar, sino para tomar decisiones.
Pero hoy quiero hablarte de otro problema que veo constantemente en equipos de desarrollo, y que probablemente tú también hayas vivido.
Las reuniones donde termina participando todo el mundo.
Y cuando digo todo el mundo, me refiero a esas invitaciones donde aparecen desarrolladores, QAs, Product Owners, Scrum Masters, arquitectos, líderes técnicos, gerentes y cualquier otra persona que pudiera tener alguna relación, aunque sea remota, con el tema.
La intención suele ser buena porque nadie quiere dejar a alguien por fuera, y que luego alguien haga el famoso comentario de: “¿Y por qué no me invitaron?” Pero te voy a compartir algo que aprendí hace tiempo y que en el capítulo uno del libro El arte de reunirse de Priya Parker explica muy bien:
Una buena reunión no se define por quién entra, se define por quién realmente necesita estar allí.
Cuando más personas no significa mejores decisiones
Durante años pensé que mientras más personas participaran en una conversación, más perspectivas tendríamos y mejores serían las decisiones.
En teoría suena lógico, en la práctica no siempre ocurre así. De hecho, muchas veces sucede exactamente lo contrario. Recerdo haber estado en una sesión en la que estabamos determinando lo que era y no era nuestro MVP, y recuerdo mucha frustración sobre algunas personas que no querian estar en esa reunión. Y en mi caracter de facilitador, recuerdo haber invertido muhco tiempo con rompehileos y conversaciones para que el esquipo estuviera dispuesto a participar. Al final me di cuenta que menos es más, y que hubiera sido mejor reducir el número de participantes de esa sesión.
También, he visto refinamientos donde había más de quince personas conectadas y solo tres participaban activamente, o reuniones donde la mitad del tiempo se invertía en explicar contexto a personas que realmente no necesitaban estar allí.
Y también he visto decisiones importantes retrasarse porque se estaba esperando la opinión de demasiadas personas, porque mientras más participantes agregamos, más difícil se vuelve llegar a acuerdos.
Por eso muchas reuniones terminan generando alineación superficial en lugar de decisiones concretas.
El miedo a excluir
Priya Parker menciona una idea que me pareció particularmente interesante, muchas veces no invitamos personas porque las necesitamos, sino porque nos sentimos incómodos excluyéndolas.
Y si lo piensas un momento, probablemente te haya ocurrido, tal vez agregaste a alguien a una reunión porque no querías que se sintiera fuera de la conversación, a un líder porque pensaste que podía molestarse si no estaba presente, o a todo el equipo porque parecía más sencillo que decidir quién sí debía participar y quién no.
Lo que ocurre cuando el grupo es demasiado grande
Quiero tomarme un tiempo para escribir sobre esto, cuando una reunión tiene demasiadas personas suelen aparecer varios síntomas:
- Algunos participantes dejan de hablar.
- Se generan conversaciones paralelas.
- Se invierte más tiempo en contexto que en decisiones.
- Las personas pierden atención.
- Aparecen temas que no estaban relacionados con el objetivo principal.
- La reunión se vuelve especialmente larga.
- La responsabilidad se diluye.
Cuando todos participan, muchas veces nadie siente que debe tomar una decisión, sino disparan ideas lo que hace mucho más dificil avanzar.
Lo que esto significa para nosotros como QA
En calidad ocurre algo parecido, porque no todas las conversaciones necesitan al QA. Y sé que esto puede sonar extraño viniendo de alguien que defiende tanto la participación temprana, y no quiero que me malentienda porque una cosa es involucrarse temprano, y otra muy distinta es asistir a reuniones donde no puedes aportar valor.
Nuestro tiempo también es limitado y si pasamos gran parte del día asistiendo a reuniones sin propósito o donde nuestra participación no genera impacto, dejamos de invertir ese tiempo en actividades que sí ayudan a reducir riesgos y crear productos de alta calidad.
La pregunta que suelo hacerme es bastante simple: ¿Hay alguna decisión relacionada con calidad que requiera mi participación? Si la respuesta es sí, probablemente debo estar allí. De lo contrario, tal vez esa reunión pueda avanzar perfectamente sin mí.
Una técnica sencilla que puedes aplicar mañana
Finalmente un consejo muy útil es cuando organices una reunión, toma una hoja de papel y escribe los nombres de las personas que piensas invitar, luego responde una pregunta para cada una:
¿Qué perdería esta reunión si esta persona no asistiera?
Si la respuesta no es clara, probablemente esa persona no necesita estar presente. Puede recibir un resumen después, revisar las decisiones tomadas, involucrarse más adelante y no necesariamente debe ocupar una silla en la reunión.
Recurso práctico: Matriz de invitados para reuniones de QA
Antes de enviar una invitación, clasifica a cada participante en una de estas categorías:
Aprobador
Personas que deben aprobar o tomar decisiones.
Experto
Personas que poseen información clave para el tema.
Ejecutor
Personas que realizarán acciones derivadas de la reunión.
Informado
Personas que solo necesitan conocer el resultado, y si alguien cae únicamente en la categoría de “Informado”, probablemente no necesita asistir. Bastará con compartirle las conclusiones.
Menos personas, más impacto
Durante mucho habia pensado que una reunión importante era aquella donde participaban muchas personas, sin embargo hoy puedo decirte que las mejores reuniones en las que he participado tenían algo en común: Había claridad sobre el propósito, sobre quién debía estar, y sobre las decisiones que debían tomarse.
La próxima vez que prepares una reunión, pregúntate:
¿Estoy invitando a esta persona porque la necesito o porque me da miedo dejarla fuera?
La respuesta puede cambiar completamente la calidad de la conversación.
Este artículo está inspirado en ideas del libro El arte de reunirse de Priya Parker, una lectura que sigo recomendando muchísimo para cualquier persona que trabaje con equipos.
Y ahora quiero saber tu opinión.
¿Cuál ha sido la reunión más grande en la que has participado? ¿Realmente necesitaban estar todas esas personas allí?
Te leo en los comentarios y nos vemos la próxima semana con el tercer artículo de esta serie.
